Adil Işık: KVKK ve ETK İzinlerimizin Yönetimi ve İYS Entegrasyonumuzu Nebim V3 ile Başarılı Bir Şekilde Hayata Geçirdik

Türkiye’nin önde gelen kadın giyim markalarından olan Adil Işık tüm iş süreçlerini Nebim V3 ERP ile yönetiyor. Adil Işık Pazarlama ve Marka Yönetimi CRM Uzmanı Doruk Ustaoğlu Nebim V3 KVKK ve ETK İzinlerinin Yönetimi ve İYS Entegrasyonu ile ilgili görüşlerini paylaştı.

Firmanızdan kısaca bahsedebilir misiniz?

“Adil Işık Grup 1992 yılında kurulan, bünyesinde adL, Love my body ve Nightzoom markalarını barındıran Türkiye’de 100’e ve yurt dışında 50’ye yakın mağazasıyla faaliyet gösteren bir kadın giyim markasıdır.”

KVKK ve ETK İzinlerinin Yönetimi ve İYS Entegrasyonu ile süreci nasıl yönetiyorsunuz, işleyişten bahsedebilir misiniz?

“İYS uygulamasının oluşumu, Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Kanunu’na istinaden ulusal bir ticari elektronik ileti yönetim sisteminin kurulmasına karar verilerek başlıyor ve devamında İYS A.Ş. kuruluyor. İleti Yönetim Sistemi, Hizmet Sağlayıcıların yani bizlerin arama, mesaj ve e-posta gibi farklı tipteki ileti izinlerini saklayıp yönetebileceği ve alıcıların verdikleri izinleri görüntüleyip kaldırabilecekleri bir veri tabanıdır işin özünde.

Aslında bir bakıma İYS’nin doğru kullanılması, müşteri memnuniyetini, kişiselleştirilmiş pazarlama ve kampanya faaliyetlerindeki müşteri duyurularının performansını da arttırabilir diyebiliriz. Sonuçta hepimiz birer müşteriyiz ve örnek olarak ben e-postamdan pazarlama faaliyeti takip eden biri değilsem, bana e-posta göndermek doğru bir kampanya duyurum stratejisi olmaz. Bu kısımda bir ucunda müşterinin öbür ucunda da bizim bulunduğumuz bir sistemin olması, bizim gibi müşterilerine değer veren firmalar için çok büyük bir avantaj sağlıyor.

İYS tarafında ise son durumu özetleyecek olursam en son 1 Ocak 2021 itibariyle de İYS gündelik hayatımıza giriş yaptı.

İYS Uyum Sürecimizi dört aşama olarak anlatabiliriz:

İlk olarak İYS’nin kayıt süreci de kendi içerisinde ön kayıt, veri boyutumuza göre paket seçimi ve sözleşme süreci olmak üzere üç aşamadan oluşuyor. Bu kısımda ön kayıt ve sözleşme aşamaları beklediğimizden çok daha fazla zaman aldı. Biz KVKK ve ETK izinlerimizi grup çatısı altında almaktayız fakat İYS tarafındaki işleyiş marka bazlı çalışmakta ve bundan dolayı markalarımız için de ayrı ayrı çalışmamız ve ilerlememiz gerekti. Bir taraftan Nebim ile işleyişin projelendirmesini yaparken, öteki taraftan İYS ile sözleşme sürecine geçmemiz gerekiyordu. Nebim ile beraber yaklaşık iki gün gibi, kısa bir zaman içinde, verilerimizin adetlerini hazırladık. Marka bazlı çıkardığımız adetlere istinaden de İYS tarafında paket fiyatlandırmamızı iletip, sözleşme sürecimizi başlattık. Sözleşme aşaması yaklaşık iki haftamızı almıştı ve bu planladığımız süreden uzundu. Burada en büyük etken İYS sözleşmesinin aslında tek taraflı olmasıydı ve üzerinde bir değişiklik yapamıyorduk. Sözleşmeyi ve süreci çok dikkatli inceleyip benimsememiz gerekiyordu. Bu Adil Işık Hazır Giyim ile İYS arasında bir diyalogdu ve firmamız açısından da içsel bir süreçti.

İkinci aşama olarak mevcut izinli verilerimizin İYS’ye Aktarılması sürecine başladık. Buradaki iki önemli nokta; hangi verilerimizin aktarılacağı ve hangi entegratör firma ile ilerlememiz gerektiğinin kararını vermekti. Zaten ön kayıt aşamasında Nebim ile birlikte yapmış olduğumuz proje görüşmelerinde, hangi verilerimizin yüklenmesi gerektiğinin adedini çıkartmıştık. Entegratör seçiminde ise, markalarımızın web site alt yapı sağlayıcısı Akinon ve Nebim’in İYS ile arasındaki entegrasyon süreci için, Nebim’in bizlere sunmuş olduğu iş ortaklarından Turatel ile çalışmaya karar verdik ve mevcut izinli verilerimizin gönderimini başlatıp süreci tamamladık.

Üçüncü aşama olarak, birden çok noktadan gelmekte olan verileri Nebim’e ve Akinon’a sağlıklı bir şekilde aktarılmasını sağlamayı ve verilerimizi yönetip depoladığımız Nebim’in İYS ile arasındaki entegrasyonu yüzde yüz olarak tamamlayıp stabil çalışmasını öncelikli hedefimiz olarak belirledik. Nebim tarafındaki süreç devam ederken öte yandan Akinon’nun entegrasyon çalışmalarına başladık. Entegrasyon mimarimizi bir düzlem olarak düşünürsek, tüm aktarım noktalarında entegratör görevinde Turatel, bir ucunda İYS, öteki ucunda önce Akinon ve devamında tüm verilerin depolandığı son nokta olarak Nebim V3 ERP bulunuyor.

Dördüncü aşama olarak entegrasyon süreçlerimizi tamamlayıp müşteri sadakati ve pazarlama faaliyetlerimizi arttırmak için sistemde geliştirmeler yapmak istiyoruz.”

Projeyi hayata geçirirken yaşadığınız deneyimlere göre önerilerinizi bizimle paylaşır mısınız?

“İYS yapısı hayatımıza gireli bir yıl oldu fakat kullanılmaya başlanması çok yeni ve henüz 1 ay geçmiş bulunuyor. Kurum olarak iş süreçlerimize bu yapıya dâhil edip alıştık fakat uyum projemiz hala devam ediyor. Sürecimizin son aşamamızdayız artık. Bulunduğumuz noktada devir verimizi tamamlamak ve Nebim – Turatel ve Akinon arasında devam etmekte olan entegrasyonu bitirip, sürecimizi tamamlamak istiyoruz.

Açıkçası İYS’nin yeni ve bilinmeyen bir yapı olmasından dolayı teknik ve iş hayatımızdaki uyum sürecinin sancılı geçebileceğinden endişe ediyorduk. Nebim ile projelendirme sürecine erken başlamış olmamız, hazırlık sürecinde bize bu konuda büyük bir avantaj sağladı. Aktarmayı planladığımız verileri Nebimle birlikte izin onay durumlarına göre ve İYS’nin veri desenine uygun olacak şekilde titizlikle hazırladık. Tabi dediğim gibi çok yeni bir süreç olduğu için düzeltmesi 5 dakikayı almayan basit bir tarih format hatasının bile bize bir gün kaybettirdiği oldu. En büyük dezavantajlardan biri de bu süreçte beklenilmedik bir şekilde pandeminin yaşanmasıydı ve bu da bize ayrı bir zorluk çıkardı aslında.

Dikkat edilmesi gereken bir nokta da canlı ve akan bir veri üzerinde çalıştığımız için alınan izinlerin veya retlerin süre aşımı yaşamadan canlı bir şekilde İYS’ye aktarılmasıydı. Bu hassas kısmın sağlıklı işlemesi için iyi bir takip ve denetleme gerekiyor. Bunu da Nebim’in izinlerin kontrolü için hazırladığı “IPS ve İYS Servis Sağlayıcı Hareket Raporunu” kullanarak ilerledik. Rapor, ilgili canlı verilerin aktarılıp aktarılmadığını, detaylı bir şekilde denetlememize imkân sağlıyor. Test yaparken de canlı bir şekilde denetleyebiliyorduk.”

Uygulamanın sağladığı en önemli faydalar nelerdir?

“İçinde bulunduğumuz dijitalleşme çağında, eskiden uyguladığımız form gibi hem veri güvenliği hem de kontrolü zor olan izin toplama metotlarının elektronik ortama taşınarak, dijital ortama geçmesi bu uygulamanın en büyük faydalarından biridir. Bu verilerin Nebim V3 gibi tek bir kaynaktan yönetilmesi gün sonunda bizim iş yapış şeklimizi de kolaylaştırdı.Bu ana faydanın yanında hem pazarlama hem de veri temizliği açısından da bu uygulama ciddi bir fırsat da sunuyor. Örnek olarak bir kampanyanın etkili olmasındaki en önemli etkenlerden biri, kampanyanın müşteriye duyurusudur, yani müşteri ile aramızdaki doğru iletişimi müşterinin tercih ettiği şekilde kurmaktır. Bunun doğru yapılmadığı bir durumda, kampanya veya ilgili duyurunun verimsizliğinin ötesinde, müşteri kaybına ve hatta şikâyete kadar gidebilecek bir sürece sebep olabilir. Bu uygulama sayesinde şirketimiz, ileride yaşanabilecek kanunsal idari ve maddi yaptırımlardan da korunmuş oluyor diyebiliriz aslında.

Bunun haricinde, bu süreç kullanılmayan verileri temizlemek için de bir fırsat yaratıyor. Online ve offline müşterilerin tek bir yerde görüntülenmesi ile mükerrerliği de bir noktada engelleyebiliyorsunuz. Örnek olarak sisteminizde mükerrer müşteri kayıtları mevcut diyelim. Entegrasyon, izin düzenlemesini yaparken işlemin yapıldığı müşteri kaydını, en son yapılan izin durumuna göre güncellerken ve bulduğu kalan mükerrer kayıtların izinlerini de iptal olarak düzenliyor.

Sonuç olarak şunu diyebiliriz ki e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Fatura gibi, mevzuatın gerektirdiği büyük kapsamlı proje süreçlerinde yaptığımız gibi, yeni bir uygulama olan İYS sürecinde de mevzuatın gerektirdiği entegrasyonu, Nebim V3 ERP ile beraber başardık.”