Dilasima Group: Nebim İYS Entegrasyonuyla İzinlerimizi Yönetirken Zaman ve İş Gücünden Tasarruf Ettik

Dünyaca ünlü önemli perakende markalarını bünyesinde bulunduran Vetrina – Dilasima Group tüm iş süreçlerini Nebim V3 ERP ile yönetiyor ve yeni projeler geliştirmeye devam ediyor. Dilasima Group Halkla İlişkiler ve Pazarlama Müdürü Merve Güngül Nebim V3 KVKK ve ETK İzinlerinin Yönetimi ve İYS ile Entegrasyon projesi hakkında görüşlerini paylaştı.

Firmanızı kısaca tanıtır mısınız?

“Dilasima Group olarak dünyaca ünlü birçok lüks İtalyan markasının Türkiye temsilciliğini üstleniyoruz. MaxMara Fashion Group çatısı altındaki MaxMara, Marina Rinaldi, Weekend MaxMara, Marella ve MAX&Co.’ya ek olarak yine ünlü İtalyan çanta ve aksesuar markalarından biri olan Furla’nın da Türkiye temsilcisiyiz. Çanta, ayakkabı ve aksesuar gamına odaklanan bir başka markamız ise Vetrina. Cesare Paciotti, Casadei, ASH, Paloma Barcelo gibi markaların ürünlerini bünyesinde bulunduran Vetrina, Dilasima Group’un kurduğu lüks butik zinciridir.”

Nebim V3 KVKK ve ETK İzinlerinin Yönetimi ve İYS ile Entegrasyonu ile süreçlerinizi nasıl yönetiyorsunuz, işleyişi anlatabilir misiniz?

“İYS herkes için yeni bir sistem olduğu için kurulum ve entegrasyon sırasında kafamızda birçok soru işareti oluştu. Bu süreçte, Nebim ekibi ile sürekli iletişim halindeydik. Karşılaştığımız tüm sorunlara çözüm üretmek ve aklımızdaki soruları gidermek için sürekli destek oldular. Bu sayede karmaşık görünen ve hepimize yabancı olan bu süreci daha rahat bir şekilde atlatabildik.

Bu entegrasyon öncesinde KVKK ve ETK izinlerini ıslak imza yoluyla alıyor, imzalanan formları arşivliyor ve izinleri Nebim V3’e manuel olarak işliyorduk. Entegrasyonun tamamlanmasının ardından bu süreç oldukça kolay bir hale geldi. Öncelikle hata yapma payımız oldukça azaldı çünkü artık izinler Nebim V3’e direkt olarak işleniyor ve bu izinler eş zamanlı olarak İYS ile paylaşılıyor. Aynı şekilde İYS’den akan veriler de Nebim V3’e direkt olarak akıyor. Hem iş gücü açısından bir rahatlama oldu, hem de insan gücü aradan çıktığı için izin işlemleri daha sağlıklı bir şekilde tamamlanabiliyor ve saklanabiliyor.

Artık müşteriler mağazaya geldiğinde kampanya içerikli SMS almaya devam etmek istediklerini beyan ederlerse kendilerine Nebim V3 üzerinden bir onay kodu gönderiyoruz. Bu kodu SMS aracılığıyla alıyorlar. Bu mesajla birlikte KVKK ve ETK aydınlatma metni ile açık rıza metinleri de bir link olarak iletilmiş oluyor. Bu metinleri okuduktan sonra müşteriler kampanya içerikli gönderim yapılmasına izin vermek isterse mesajdaki doğrulama kodunu mağazadaki görevliye ilettikten sonra sistemde izinli olarak tanımlanıyor.”

Bu projeyi fiili kullanıma alırken yaşadığınız deneyimlere göre önerilerinizi paylaşır mısınız?

“Öncelikle İYS yeni bir sistem olduğu için kafalarda oluşan tüm soru işaretlerini gidermek yanlış bir başlangıç yapılmaması adına oldukça önem taşıyor. Hem Nebim hem İYS hem de seçilen İYS iş ortağı ile iletişimde olmak, sorunları ertelemeden anında çözmeye çalışmak gerekiyor. Ve en önemlisi doğru zamanlama. İşlemleri ve evrak işlerini son dakikaya bırakmamak çok ama çok önemli. Sistemsel bir aksaklık olduğunda zamana karşı yarışırken oldukça stres yaratan bir duruma dönüşebiliyor. Son olarak da şirket yapısını iş ortaklarına doğru aktarmak ve doğru bilgiyi alabilmek gerek. Nebim, sektördeki deneyimi ile bu anlamda bize çok yardımcı oldu. Şirket yapımıza zaten hâkim olduklarından sorularımıza kolaylıkla cevap verip, çözüm geliştirebildi.”

Nebim V3 KVKK ve ETK İzinlerinin Yönetimi ve İYS ile Entegrasyonu ‘nun size sağladığı en önemli faydalar nelerdir?

“Hata payının minimuma inmesi, izinlerin dijital ortamda güvenle saklanabilmesi, insan gücünün aradan çıkması, işlem süresinin kısalması gibi birçok faydası mevcut. Daha önce de belirttiğim gibi bu süreci entegrasyon süreci öncesinde manuel olarak yönetiyorduk. Nebim entegrasyonu ile birlikte bu süreç hem müşteri hem mağaza personeli, hem de ofis personeli açısından daha az zaman alan, kolay ve kullanıcı dostu bir sürece dönüştü.”