Ekingen: Nebim V3, Şirketin Tüm Süreçlerinin Daha Kolay Yönetilebilir, Okunabilir ve Raporlanabilir Olmasını Sağladı

Elektronik sektöründe önemli bir marka olan Ekingen tüm iş süreçlerini Nebim V3 ERP ile yönetiyor. Ekingen IT Müdürü Talip Keskinoğlu Nebim V3 ERP geçiş projesiyle ilgili deneyimlerini paylaştı.

Firmanızdan kısaca bahsedebilir misiniz?

“Ekingen Elektronik, elektronik sektöründe 1986 yılında kurulmuş bir firma. Yaklaşık 35 yıldır sektördeyiz. Şu an için üç tane perakende mağazamız var. Türkiye genelinde 7 bölge ve 81 ilde varız ve 4000’e yakın carimiz var. CCT ürün grupları, kamera sistemleri, ses sistemleri, yangın alarm sistemleri, hırsız alarm sistemleri, kablo konnektör sistemleri, kablo konnektörleri gibi 17 farklı kategoride ürün grubumuz var. Zayıf akım teknolojisinde 220 voltun olmadığı bütün ürün gruplarında ithalat ve ihracat yapıyoruz ve aynı zamanda yerli üretim yapıyoruz.”

Nebim V3 ile süreci nasıl yönetiyorsunuz işleyişi biraz anlatabilir misiniz?

“Aslında Nebim V3 sabah mesaiye başlayıp, akşam mesaiyi bitirene kadarki sürecin içerisinde elektrik, su, oksijen gibi olmazsa olmazımız bizim. Ürün yönetimimizden, ithalat sürecimize, bayi ve perakende satış süreçlerinin tamamında, üretimde ve B2B süreçlerimizin içerisinde Nebim V3’ün bütün modüllerinin neredeyse tamamını kullanıyoruz.

Şirketimiz 35 yıllık bir şirket. Daha önce farklı ERP programları kullanılmış. Sonrasında Nebim Winner ile başlanmış. Yaklaşık 4 yıl önce de Nebim V3 ERP’ye geçiş yapıldı. Bizim elektronik sektörü olarak diğer sektörlerden farkımız ürünler üzerinde seri numarasının olması. Bu en önemli hususlardan bir tanesi. Şirket ve müşteri açısından en önemli ayağı da ürünlerin garanti süresi ve süreçlerini takip etmek. Satmış olduğumuz kendi markalarımızdaki ürünlerin yaklaşık olarak %90’ ını ithal ediyoruz. Dolayısı ile bu ithal edilen ürünlerin çoğunluğu da seri numarası ile takip edilen ürünler. İthalat olarak genelde Çin ile çalışıyoruz. İthalat departmanı ilk sipariş aşamasında ithalat dosyasını açıyor, ürün kodlarıyla birlikte seri numarası bize geliyor. Bir kalemde 10.000 tane ürün varsa 10.000 tane seri numarasını rahatlıkla ERP’ye alıp, ürünü barkotlayıp ürün kodu ile markası ve hiyerarşisi ile birlikte müşterilerimize satışa sunuyoruz.”

Bu projeyi fiili kullanıma alırken yaşadığınız deneyimlere göre önerilerinizi paylaşır mısınız lütfen?

“Aslında ERP programlarının tam olarak şirketlere göre uyarlanmasında en önemli ayaklarından bir tanesi uyarlama sürecinin iyi belirlenmesi. Yani şirketin işleyişinin çok iyi belirlenmesi gerekiyor. Biz projenin başlangıcında bu süreci doğru bir şekilde tanımladık. Departmanlar arasında ilişkiler, ERP’deki anahtar kullanıcıların kullanım alanlarının yetkilendirilmesi. Bizim yapımızdaki, bizim ölçeğimizdeki bir şirkette bir ERP’nin başarılı olabilmesi için tüm anahtar kullanıcıların ve tüm iş süreçlerinin doğru bir şekilde belirlenmesi ve tanımlanması gerekiyor. Biz firma olarak hem tüm departmanlarımızdaki anahtar kullanıcıları hem de her sürecin iş akışını doğru bir şekilde tanımlayarak projeye başladık ve iyi bir şekilde de projeyi tamamlamış olduk.”

Uygulamanın sağladığı en önemli faydalar nelerdir?

“Nebim V3 ERP’nin en önemli faydası aslında iyi bir ürün yönetimi ve üretim modülünün olması.  Ayrıca 3.parti programlarla da iyi bir şekilde entegre olması işimizi çok kolaylaştırıyor. Örneğin B2B sitemiz www.genbayi.com %100 Nebim V3 ile entegredir. Manuel olarak hiçbir işlem yapmıyoruz yönetim panelinde. Bütün süreçlerimizin tamamını, siparişin alınmasından tutun ürün fotoğrafına kadar tüm süreci Nebim V3’ten B2B’ye gönderiyoruz.

Onun dışında Nebim V3’ün bize sunduğu en güzel ve en önemli özelliklerden bir tanesi de Nebim V3 Veri Ambarı uygulaması. Şimdi artık ticaretin şeklinin değişiyor olması bir gerçek. Artık sermayesi çok olan değil de stokunu daha iyi yönetebilen ayakta kalabiliyor. Bizim en büyük atılımlarımızdan bir tanesi de Nebim V3 Veri Ambarı’nı kullanmaya başladığımız dönem oldu. Veri Ambarı’nda çok basit Excel üzerinde bütün departmanlarımızdaki arkadaşlarımıza sürükle bırak yöntemi ile rapor almalarını sağladık. Veri Ambarı’nın yanı sıra Nebim V3 üzerinde otomatik raporlarımız ile haftanın bütün günleri isteyen departmanın istediği özelliklere göre hangi ürün hangi gün satılmış, kime satılmış, hangi stok ile satılmış detaylarına kadar tamamını raporlayabiliyoruz. Bakiye yaşlandırma, stok yaşlandırma ki olmazsa olmazlarımız şu an. Kullandığımız en büyük rapor. Veri Ambarı ile birlikte hem kendi verimliliğimizi hem işleyişimizi daha da hızlandırmış olduk.

Yine elektronik sektörü ile ilgili yaptığımız ithalatlar genelde döviz üzerinden oluyor. Müşterilerimize faturayı TL olarak kesiyoruz ama yaptığımız ithalatlar döviz. Dolayısıyla liste fiyatlarımız da döviz oluyor. Bu kur hesaplamalarıyla ilgili olarak da günlük döviz kurlarının Nebim V3 ERP tarafından otomatik olarak çekilmesi ve hesaplanmasıyla kolay ve rahat bir işleyişimiz oldu.

Onun dışında perakende de tüm süreçlerimizde bugün kurumsal zincir mağazalarda olduğu gibi müşteriyi bekletmeden daha hızlı satış, daha yönetilebilir, raporlanabilir satış için Nebim V3 POS ekranlarında kendi satış taktiklerimize göre düzenlemeler yaptık. Bugün çok rahatlıkla bizim toptan ve perakende müşterilerimiz mağazalarımıza gittiği zaman Nebim V3 POS ekranlarından toptan ve perakende alışveriş yapabiliyor. ERP’de tanımlı olan iskontolar neyse Nebim V3 POS ekranında da hiç beklemeden, ekstra bir ekrana geçmeden bunların tamamını yapabiliyoruz. 2020 yılı sonu itibari ile biraz daha mağazalaşmak, Ekingen markasını biraz daha insanların beğenisine sunmak için konseptte de değişiklik yapıyoruz. İnşallah hem müşterilerimiz açısından hem şirketimiz açısından hem de referans manasında da Nebim açısından güzel bir çalışma olacağına inanıyorum.

Ayrıca Nebim V3 POS ekranında bizi en çok farklı kılan şey seri numarasıdır. Nasıl hazır giyimde renk ve beden en önemli nokta ise bizde de seri numarasıdır bu önemli nokta. Nebim V3 POS ekranında yapmış olduğumuz değerlemelerle birlikte şu an çok rahatlıkla ERP üzerinden toptan satış gibi perakendede de seri numarasında satışımızı yapıp, seri numarası ile iade koşullarını POS ekranımızdan tamamlayabiliyoruz.”