Erak: Nebim V3 Satın Alma Talep Yönetimi ile Bütçe Tutarlılığı Performansımızı Yükselttik

Türkiye’nin en köklü ve büyük şirketleri arasında yer alan, sahip olduğu gelişmiş teknoloji ve bilgi birikimi ile, birçok dünya lideri markaya üretim yapan Erak Giyim Nebim V3 ile yeni projeler geliştirmeye devam ediyor. Erak Bilgi Sistemleri Müdürü Nuri Sokullu Nebim V3 Satın Alma Yönetimi Projesiyle ilgili görüşlerini paylaştı.

Firmanızdan kısaca bahsedebilir misiniz?

“Erak Giyim 1984 yılında Sait Akarlılar tarafından kuruldu. Kısa sürede Türkiye’nin en önemli Blue Jeans üreticisi durumuna geldi. Bugün 1400 çalışanı ile %80 Mavi, %20 farklı markalara üretim yapan bir firmayız.”

Nebim V3 Satın Alma Talep Yönetimi ile süreçlerinizi nasıl yönetiyorsunuz, işleyişi anlatabilir misiniz?

“Bundan yaklaşık bir yıl önce satın alma talep yönetimi modülünü şirketimizde başlattık. Başladığımız ilk gün muhasebe ve bütçe departmanlarıyla oturarak bu süreç için gerekli olan talep tiplerimizi, bunun içinde kullanılacak malzemeleri, buna bağlı olarak talepleri ve teklifleri onaylayacak departman yöneticilerini, talep ve tekliflerin fiyatlarını onaylayacak departman yöneticilerini tek tek belirledik. Bu süreç bizim için bir hayli zaman aldı çünkü departman yöneticileri, o departmanda daha önce gerçekleşmiş olun talepler ve bütçeler Excel dosyalarındaydı. Bunların hepsini sisteme tek tek düzenleyerek aktardık ve bununla beraberde bütün talep tiplerini muhasebe kodlarına bağladık. Böylece, bütün talep yönetiminin şirket içindeki iş akışını belirlemiş olduk. Taleplerin yöneticilere onaya gitmesi, onayların verilmesi ve buna bağlı olarak bütçe limitlerine uyularak satın alma tekliflerinin oluşturulması, tekliflerin de bütçe limitleri kapsamında onay veya ret olarak düşmesi sağlandı.  Bu bizi 2020 yılında büyük oranda bütçe uyumluluğu, bütçe performansı alanlarında geliştirdi. Daha önce Excel’ de yönettiğimiz ve e-mail üzerinden bilgi alışverişi ile takip etmeye çalıştığımız bütçemizi, artık sistem üzerinden sisteme yerleştirmiş olduğumuz bütçe rakamları, taleplerimizin ve malzemelerimizin tiplerine göre KDV oranlarına göre hepsini yönetebilir durumuna geldik.” 

Projeyi fiili kullanıma alırken yaşadığınız deneyimlere göre önerilerinizi bizimle paylaşır mısınız?

“Bizim en sıkıntı çektiğimiz husus proje öncesinde ön hazırlık süresini kısa tutmamız oldu. Proje ilk başladıktan sonra daha önce Excel dosyasında yönettiğimiz işlemleri belli bir sistematiğe, belli bir yönetim planına ve onay planına aktarmamız zor oldu.  En önemli hususlardan bir tanesi proje başlamadan önce Nebim’deki projede bulunan arkadaşlarla daha fazla zaman geçirerek proje öncesinde ön hazırlıkları daha sıkı tutmak. İkinci zor nokta da daha önce e-mail ile ya da söz ile taleplerin yerine getirilme süreçlerinin sistem üzerinden kullanıcılara anlatılması, sistem üzerinden bunların takip edilmesi yaklaşık iki üç ay bir sıkıntı yarattı. Fakat kullanıcılar zaman içinde buna alıştılar. Bütçe takibine bireysel ve departman olarak alıştılar. Şu anda bütün departmanlarımız kendi bütçelerini, kalemlerini, o yıl içinde ne kadar bütçelerinin olduğunu ne kadarının gerçekleştiğini tek tek takip etmeye başladı.”

Uygulamanın sağladığı en önemli faydalar nelerdir?

“Firmamız için en önemli fayda bütçe kontrolü oldu. Bütçenin uyumluluğu, bütçe tutarlılığının takip edilmesi, bütçe performansının sürekliliğinin sağlanması. Daha önceki yıllarda bütçe, bütçe departmanı tarafından Excel dosyasında takip edilip, belirli periyotlarda yöneticilere sunulup gerekli kontroller, onaylar talep ediliyordu. Yılbaşlarında talep edilen bütçelere uyum oranı %70-80 civarındaydı. Şimdi ise anlık olarak bütçe rakamları, gerçekleşenler ve hedefler takip edildiği için ileriki bir dönemde bir yatırım planı olacağı zaman önceden departman yöneticileri bütçeleri görerek gerekli talepleri finans ve bütçe departmanına iletebiliyorlar. Bu da bizim bütçe tutturma performans doğrumuzu yükseltti.”