Erak: Web Portal ile tüm satın alma sürecimizi online yöneterek zamanı verimli kullanırken, gelecek ürünleri önceden sistemde görebildiğimiz için depo süreçlerimizde planlama tasarrufunda bulunabiliyoruz

İlk hazır giyim imalat işini 1960 yılında yaparak 1984 yılında kurulan, kısa zamanda Türkiye’nin önde gelen Blue Jeans üreticisi olan, sahip olduğu gelişmiş teknoloji ve bilgi birikimi ile birçok dünya lideri markaya üretim yapan Erak Giyim, iş süreçlerini Nebim V3 ile yönetmeye devam ediyor. Erak Bilgi Sistemleri ve Tedarik Zinciri Direktörü Nuri Sokullu, Nebim V3 Ham Madde ve Aksesuar Tedarikçileri için Web Portal projesiyle ilgili görüşlerini paylaştı.

Firmanızı kısaca tanıtır mısınız?

Firmamız 1984 yılında Sait Akarlar tarafından kuruldu. O günden bugüne uzun bir süre boyunca denim sektöründe hem yenilikler hem de katma değeri olan geliştirmeler yaparak sektöre faydası olan bir firma olduk. Zaman içinde firmamızın içinden bir marka olarak Mavi Jeans firması doğdu. Şu anda da ayrı bir şekilde devam ediyor. Çoğunluğu Mavi Jeans olmak üzere birçok yabancı markaya üretim yapıyoruz. Türkiye ve Mısır fabrikamız dahil toplam yıllık kapasitemiz 13 milyon civarında. Şu anda operasyonlarımıza işletmemizde devam ediyoruz.    

Ham Madde ve Aksesuar Tedarikçileri için Web Portal projesi ile süreci nasıl yönetiyorsunuz, işleyişi anlatabilir misiniz?

Baştan bu ihtiyaç nasıl karşımıza geldi, nelere ihtiyaç duyduk bunları özetleyip sonrasında Nebim ile nasıl süreçleri ortak bir şekilde nasıl yönettik onların üzerinden geçmek istiyorum. Pandemi döneminde hepimiz evden çalışırken tabi biz üretim yaptığımız için üretimin doğasında bulunan satın alma, bu satın almanın yönetimi, gelen malzemelerin depolarda takibi ve gelme süreçleri ile ilgili iletişim süreçleri konusunda birtakım sıkıntılar yaşamıştık. Sonra bunları aşmak için bazı firmalarla ön çalışmalar yaptık. Bunlardan bir tanesi YKK oldu bir tanesi Eco etiket oldu. Sistemlerin birbiri ile konuşmasını sağladık. Mümkün olduğunca insan faktörünü aradan çıkarmaya çalıştık. Böylelikle yönetimi daha kolay bir yapı oluşturmak istedik. 

Burada gördüğümüz en büyük tasarruflardan bir tanesi bizim gün içinde satın alma, depo gibi bölümlerde çalışan personellerimizin tedarikçiler ile telefon üzerinden kurmuş oldukları iletişimleri, termin tarihleri, ürünün gelip gelmemesi ile sorguların yapılması çok zaman alan kavramlardı. Bunu biz minimize etmeyi başardık ve bütün tedarikçilerimizde bu uygulamaya geçme tasarrufunu sağladık. Bunun yanında da özellikle son iki yıldan beri gündemimizde olan organik üretim üreticiler tarafından yoğun bir şekilde talep ediliyor. Bunların takibi de çok fazla detaylı bilgi ihtiva ediyor. Bunu sağlamak için de tedarikçilerle dijital iletişime geçtik. Tedarikçilerimiz firmalarından ürünlerine ait irsaliyeleri kestiği an Nebim portalı üzerinden bu bilgi otomatik olarak bizim sistemimize düşüyor. Bu bilgi bizim sistemimize işliyor. Bunun bize katkısıyla biz tedarikçilerimize ürünün termini ile ilgili artık telefonda sorgulama yapmıyoruz. Kendi ekranlarımızda görüyoruz. Tedarikçilerimiz şehir dışında ise, ürünleri ne zaman gönderdi, irsaliyesini kesti mi, irsaliye numarası nedir, ürünler tam mı değil mi gibi bilgileri irsaliyeyi kestiği an sistemimizde görebiliyoruz. 

Satın almacılar, depodaki personeller gelecek ürünleri önceden önlerinde görebiliyorlar. Bu onların zamandan tasarruf etmelerini sağlarken artı olarak depoda da işleyişle ilgili planlama tasarrufu sağlamaya başladı. Bahsettiğim detayların tümü bizim için zaman kazanma açısından pozitif şeyler. 

Bunları yaptıkça zaman içerisinde tedarikçilerimizde bu portalla alakalı bazı ihtiyaçları doğdu; kullanım ile ilgili ihtiyaçları, işleyişle ilgili ihtiyaçları gibi. Bu ihtiyaçlar doğrultusunda Nebim ekibinden Yılmaz beyler ile konuşarak hem bizim hem de tedarikçinin kullanımının daha hızlı olması, daha pratik kullanımı bilgiye daha hızlı ulaşması ile alakalı bazı değişiklikler yaptık. Bu güncellemelerimiz bitti ve şu anda 52 tedarikçimiz ile çalışıyoruz. Diğer tedarikçilerimiz ile de sistemi manuel olarak yürütüyoruz. Manuel kullanan tedarikçilerimiz belli Excel formatlarında siparişleri, irsaliye bilgilerini ya da ürünlerin metresi, kilogramı, cinsi gibi kavramları sisteme yükleyerek bizim kullanmamıza etkili oluyorlar. Bir diğer olumlu etken de daha önce sisteme manuel girilen işlemlerin hepsi ortadan kalktı ve kayıtlar E-İrsaliye numaraları da dahil olmak üzere dijital olarak önümüze geliyor. Bu dijitalizasyon bizim için hatayı en alt seviyeye indirmek demek, aynı zamanda gönderdiğiniz sipariş ile gelen siparişin sistemler üzerinden online olarak match edilmesi demek. Bu durum bizim sorunlu, gecikmiş ya da eksik bilgiyi daha çabuk sorgulamamıza ve daha çabuk çözüm üretmemize olanak sağlıyor.

Yılmaz Akgül: Burada şunu da söylemek gerek, depo açısından söylediğiniz faydaların yanı sıra, satın almanın herhalde en büyük işlerinden birisi termin onayı almak, termin bağlamak. Bu onay artık online ortamda alınabildiği için de termini tedarikçi direk kendisi veriyor veya revize ediyorsa da satın almacının önüne düşüp termin revizesi onaylanmış oluyor. 

Gün içerisindeki amaçlardan birisi de aslında insanların telefonla ya da başka iletişim kaynakları ile harcadıkları zamanı minimize etmek. Bu süreç minimize edildiğinde kişi mesleki olarak yapmış olduğu işe daha çok zaman ayırma fırsatı bulabiliyor, daha çok işine yoğunlaşmış oluyor. Biz bu uygulamayı kullanmaya başlayarak fazla zaman kaybına sebebiyet veren süreçleri de ortadan kaldırmış olduk. 

Bu projeyi fiili kullanıma alırken yaşadığınız deneyimlere göre önerilerinizi paylaşır mısınız?

Bizim gibi Nebim ile çalışan firmaların ve çok tedarikçisi olan firmaların bir an önce buna geçmelerini tavsiye ederim. Zaman ve planlama açısından bize bugün sağladığı tasarrufları ilerleyen zamanda üzerine koyarak arttıracağımızı, daha da katkı sağlayacağını tahmin ediyorum. Çalıştığımız tedarikçilerin teknolojik olarak yeterliliği yok ise bunu da yönetmeliyiz. Şimdi bu sürecin ikinci kısmı aslında bunları nasıl yapabiliriz, onu düşünmek. Bu tedarikçilerimizi de sisteme dahil edebilirsek, biz daha çok tedarikçilerimize, daha sıkı ve planlı bir şekilde denetleme sağlamış olacağız.  

Yılmaz Akgül: Aslında tedarikçinin de hayatını bir yerde kolaylaştırıyorsunuz. Ben siparişi aldım, hangi siparişlerim var, bunlara başladım mı, yükledim mi gibi ERP’si olmayan birçok tedarikçinin de ERAK portalindeki bu yönetimle işlerini yönetmesini sağlayacak yeni şeyler de düşünüyoruz. 

Uygulamanın sağladığı en önemli faydalar nelerdir?

En önemli faydalarından bir tanesi aslında verimlilik. Personelin gün içinde çalışma verimliliğini negatif etkileyen şeylerden biri zamandır. Bu zamanı personele daha iyi kullandırmanız lazım ki verimliliği artsın. O zamanda da kayıp süreler nedir; telefon etmek, iletişim kuramamak, bu tip insanlara ulaşamamak gibi şeyleri ortadan kaldırmak istedik. Bunları kaldırdığınız zaman insanlar mesaiye başladığında kendi işlerini çözmeleri için daha uzun süreleri olmasını sağlıyoruz. 

İkinci faydalardan bir tanesi de depolarımızda planlama. Siparişler gönderilmeye başlandığında depolarımız bir anda yoğunlaşabiliyor. Onun öncesinde bilgi olursa planlama yapıp ona göre personel tedariği sağlayıp sevkiyat ayarlaması yapabiliyorlar.  

Yılmaz Akgül: Özellikle biliyorsunuz irsaliyeleri tedarikçiler düzenlerken, malı daha sevk etmeden çeşitli kontroller koyduk oraya sipariş fazlası gönderimini gibi. Depoya geldikten sonra onu kabul edeyim etmeyeyim gibi çok geç bir noktadan çok daha erken bir noktaya çekti bu süreç. Dolayısı ile tedarikçi malı sevk ederken daha fazla bir miktar gönderiyorsa, yanlış bir gönderim yapıyorsa sistem onu durdurduğu için hiç depoyu fazladan meşgul etmeyecek ek kontroller de sağlamış olduk.