Form Medikal: Nebim V3’ün KVKK ve ETK İzinlerinin Yönetimi ve İYS ile Entegrasyonu ile İzin Yönetiminde Operasyonel Yükten Kurtulduk

Alman firması olan Birkenstock GmbH’ın Türkiye’deki tek yetkili distribütörlüğünü yapan Form Medikal, tüm iş süreçlerini Nebim V3 ERP ile yönetiyor ve yeni projeler geliştirmeye de devam ediyor. Form Medikal Bilgi İşlem Yöneticisi Mustafa Özen Nebim V3 KVKK ve ETK İzinlerinin Yönetimi ve İYS ile Entegrasyonu projesi hakkında görüşlerini paylaştı

Firmanızdan kısaca bahsedebilir misiniz?

“Form Medikal Sağlık Malzemeleri A.Ş 1985 yılında Nazım Betin tarafından kurulmuştur.  Organizasyonumuz toptan, perakende ve online satış kanallarının her aşamasını yönetmek için kurulmuş bir firmadır.”

Nebim V3 KVKK ve ETK İzinlerinin Yönetimi ve İYS ile Entegrasyon sürecini nasıl yönetiyorsunuz, işleyişten bahsedebilir misiniz?

“Burada birkaç yöntemimiz vardı. Birkaç adımda ilerledik. Birinci adım İYS ile sözleşme süreci. Bu süreç aslında iki taraflı değil, tek taraflı bir süreçti. İYS’nin yazdığı sözleşmeyi kabul etmek zorunda kaldık. O sözleşmeyi imzalayıp gönderdik. Ondan sonra üye olma ve kontur sayısı gibi bir şey almamız gerekti. Bunu yapma sürecimiz biraz uzun sürdü. Ondan sonra Nebim ile görüşerek datalarımızı nasıl göndereceğimizi konuştuk. Nebim’in iş ortaklarından olan Turatel firması ile anlaştık. SMS’ler nasıl gidecek, nasıl İYS’ye ileteceğiz gibi detayların çalışmasını yaptık. Bir gün içinde bütün datamızı hazırlayıp Turatel’e teslim edip İYS’ye gönderdik. Gönderdikten sonra testlerimizi yaptık. Onaylanan veya onaylanmayan müşterilerin dataları bize ulaşıyor mu özellikle bunların kontrollerini yaptık. Bunlar gerçekten çok önemli. İzinsiz müşteriye gönderim yapmamız İYS tarafından bize cezalarla geri döndüğü için bu sürecin takibini sağladık. Şu anda hiç sorun yaşamadan hem o tarafta İYS’ye giden SMS onaylarımız, hem de oradan kaldırılan SMS onayları şu anda sağlıklı bir şekilde sistemimize akıyor. Herhangi bir sorun yaşamıyoruz.”

Bu projeyi fiili kullanıma alırken yaşadığınız deneyimlere göre önerilerinizi paylaşabilir misiniz?

“Öncelikle datanızın hazır hale gelmesi çok önemli. Bu data bir günde hazırlanmıyor. Biz daha önce bu hazırlıkları yaptık. Daha önce aldığımız izinlerin Nebim V3’te onaylanması gerekiyordu. Bunların hepsini tamamlayıp bu şekilde ilerledik. Bizim için kısa sürdü. Hem de daha basit bir süreç oldu.”  

Uygulamanın sağladığı en önemli faydalar nelerdir?

“Daha önce tüm kanallardan gelen izinlerin ve retlerin hepsini biz takip ediyorduk. Bunların hepsini tek tek takip etmenin zorluğu, onay ve retlerin hepsi geliyor mu gelmiyor mu, onay var mı yok mu, yanlış kişiye mesaj gönderme gibi kaygılarda artık kurtulduk. Şimdi artık otomatik olarak her şey hem İYS üzerinde hem de Nebim V3 ERP tarafında olduğu için bu kaygımız ortadan kalktı ve büyük bir yükten kurtulmuş olduk.”