Gündoğdu Mobilya: Nebim V3 Perakende Satış Sevkiyat Planlama ile Sonradan Teslimli Taksitli Satışlarımızın Teslimatlarını Planlı Bir Şekilde Gerçekleştirebiliyoruz

Tüm iş süreçlerini Nebim V3 ERP ile yöneten Gündoğdu Mobilya Nebim V3 ile yeni projeler geliştirmeye devam ediyor. Gündoğdu Mobilya Bilgi Sistemleri Teknoloji Müdürü Ahmet Yürük Nebim V3 Perakende Satış Sevkiyat Planlama projesiyle ilgili görüşlerini paylaştı.

Firmanızdan kısaca bahsedebilir misiniz?

“Gündoğdu Mobilya olarak 1970 yılında kurulmuş bir firmayız. Geçen süre zarfında 90’lı yıllarda üretim faaliyetlerimize başlayarak hem üretim hem de perakende satış tarafında faaliyetlerimizi devam ettiriyoruz. Ürün grubu olarak mobilya, koltuk, kanepe, yatak, ev tekstili gibi ürün gruplarında müşterilerimize hizmet vermekteyiz. Firmamızın ana faaliyet alanlarından bir tanesi de taksitli satış olduğu için taksitli satış yönünden ciddi anlamda işlemler yapmaktayız. Yaklaşık 2000’e yakın çalışanımızla, 120’ye yakın yurt içi mağazamız ve 30-35 civarında dağıtım depomuzla faaliyetlerimizi sürdürüyoruz. Üretim olarak hem Trabzon hem İnegöl merkezli 200.000 m2 kapalı alanda üretim yapmaktayız.”

Nebim V3 Perakende Satış Sevkiyat Planlama ile süreci nasıl yönetiyorsunuz, işleyişten bahsedebilir misiniz?

“Mobilya, koltuk gibi ürünler sattığımız için bu ürünler hemen satıldığında teslim edilebilecek ürünler değil. Dolayısıyla bir teslimat planlamasına ihtiyacımız var. Bu işi öncesi ve sonrası şeklinde anlatmak isterim aslında. Nebim V3 Sevkiyat Planlama öncesinde bu işlemler çok daha basit mantıkla gerek kağıt üzerinde gerek Excel ve basit form uygulamaları ile   yönettiğimiz bir süreçti. Sevkiyat Planlama uygulamasını canlıya aldıktan sonra asıl amacımız olan teslimat personelinin ve depo personelinin verimliliğini ölçmek ilk hedefimizdi. Bunda da başarılı olduğumuza inanıyorum sizinle birlikte bu projeyi yaptığımızda. İlk sonucumuzu %100 memnuniyetle aldık. Sonrasında işi biraz daha ileriye götürerek, teslimat personelimizin kullandığı araçlar ve bu araçların adres planlamalarının yapılmasını, ürünler planlanırken ürünlerin otomatik rezerve edilmesini, envanteri baz alarak planlama yapılmasını ve en önemlisi müşteriye verilen teslimat gününün aksatılmamasını sağladık. Önceden biz bunu hafızada tutarak kullanıcıya özel şahsi uygulamalarla yapıyorduk. Yani personel değiştiğinde yeni personel geldiğinde uygulamanın yeniden kendisine anlatılması, sürecin baştan alınması gerekiyordu. Nebim V3 Sevkiyat Planlama uygulaması ile öncelikli olarak bu iş şahıstan alındı ve sistemsel hale geldi. A kişisi işten ayrıldığında, B kişisi onun yerine geldiğinde sevkiyat tarafında kendisine çok fazla eğitim verilmeden teorik birkaç eğitim ile bu süreci anında yönetebiliyor. Sevkiyat planlamamızı bir gün önceden hazırlayabilmemiz çok önemliydi. Nebim V3 Sevkiyat Planlama uygulaması sayesinde bunu başardık ve ileri tarihlere de artık planlamalar yapmaya başladık. Yani alışveriş yapıldıktan sonra müşterilerimizin teslimat günlerini neredeyse bir hafta öncesinden çok rahat bir şekilde planlayarak eksiksiz ve kayıpsız şekilde bu planlamaları bu uygulama ile raporlayıp sevk edebilir hale geldik. İşin bu back office tarafı. Uygulama tarafında sevkiyat planlamada teslimat personellerimiz araca ürün yüklendikten sonra kendi cep telefonlarındaki veya tabletlerdeki mobil Nebim V3 Teslimat uygulaması sayesinde nereye hangi müşteriye neyi teslim edeceklerini listeler halinde görebiliyorlar. Yine bu uygulamayı kullanarak teslimat işlemlerini gerçekleştiriyorlar. Teslim ettikleri ürünlerin fotoğrafını çekip sisteme yükleyebiliyorlar, arka planda back office’de depo sorumlumuz teslimatın hangi aşamada olduğunu, daha doğrusu kendisine bağlı ekiplerin teslimat esnasında hangi ürünleri teslim ettiğini, resimlerini çekip çekmediğini, teslim edilen/edilmeyen raporlamasını canlı olarak yapabiliyor. Yani baştan sona canlı, birbirine bağlı senkron bir uyulama kullanıyoruz. Tabi akabinde raporlamalar çok zevkli hale geldi teslimatla alakalı. Hangi araç ne kadar teslimat yapmış, hangi personel ne kadar teslimat yapmış, teslimatçıların ortalama ürün adetleri, ortalama ürün tutarları gibi geri dönüşleri artık rahat bir şekilde alabiliyoruz.”    

Bu projeyi fiili kullanıma alırken yaşadığınız deneyimlere göre önerilerinizi bizimle paylaşır mısınız?

“Bu projeyi canlıya alırken, fiili olarak kullanmaya başlamadan önce gerek Nebim ekibi gerek kendi ekibimizle ciddi online toplantılar yaptık. Bu proje pandemi döneminin başlangıcına denk geldi. Bu süreçte biz analizlerimizi hızlı ve detaylı bir şekilde yaptık. Bizim için en önemli olan konu bu sürecin taksitli satışların yani bizim taksitli satış esnasında sonra teslim sattığımız ürünlerin planlanmasıydı. İlk incelediğimiz konu bu oldu. Zaten bu projemizin ilk fazıydı. Biz bu projeyi iki veya üç fazda bitirmeyi hedeflemiştik. İlk fazında sattığımız ürünlerin sevkiyat planlamasını yaparak teslimat deposu ve teslimat personelimizin verimliliğini ölçmekti. İlk fazı hemen devreye aldık. İkinci ve üçüncü fazlarda araç yükleme fişleri, araç boşaltma fişleri gibi işlemler devreye alındı. Üçüncü aşamada hemen zaten akabinde teslimat personelimizin mobil uygulamayı kullanması ve bu mobil uygulama üzerinden geri bildirim sağlaması ve akabinde bizim bunu raporlayabilmemiz gündeme geldi. Üç aşamada biz bunu hemen devreye aldık. Projenin canlıya alınmasından sonra Nebim ekibiyle birlikte yaptığımız çalışmalar oldukça hızlı ve verimli geçtiği için, kendileri ile olan iletişimlerimizde herhangi bir sorun yaşamadık. Hızlı ve kolay bir geçiş oldu. Herhangi bir zorluk çıkmadı. İş verenlerimiz ve yöneticilerimiz raporlar konusunda oldukça memnun. Önceden bu uygulamalarla ilgili oldukça güç ve zor rapor alabiliyorduk.”

Uygulamalarının sağladığı faydalardan kısaca bahsedebilir misiniz?

“Dediğim gibi bizler taksitli satış yapan firma olduğumuz için özellikle müşterilerimizden özel sipariş adında ürünler sipariş almaktayız. Dolayısı ile bu ürünlerin üretiminden sonra teslim edilmesi zorlu bir süreç. Bir müşteriden özel siparişinin alınmasından sonra üretim tarafında üretilmesi ve sonrasında dağıtım depolarına sevk edilmesi ayrı bir süreç. Dağıtım depolarına sevk edilmesinden sonra müşteriye teslim edilmesi ayrı bir süreç. Tam da bu noktada sevkiyat planlama uygulaması canlıya alındıktan sonra müşterinin özellikle tercihine bağlı olarak taksitlerini bitirdikten sonra teslim edilmesi veya taksitlerini bitirmeden üçüncü taksitini ödediğinde teslim edilmesi veya bazen hiç taksit ödemeye başlamadan da teslim edilebilmesi durumları olabiliyor. Tabi bu sürecin en başında belirlenen bir durum olduğu için dağıtım deposunun bu konuda bilgisi olması gerekiyor. Yine bu uygulama üzerinde eğer müşteriye verilen, müşteriyle alakalı özel sipariş için görüşülen konu ne ise, teslimat sorumlusu, depo sorumlusu bu sevkiyatı yaparken müşterinin durumuna göre planlama yapabiliyor. Örneğin müşteri 10 taksitli bir ürün aldı bu 10 taksitli ürün, taksitler bittikten sonra sevk edilecek ise planlama ekranına gelmemesinin sağlanması, beşinci taksitten sonra sevk edilecekse beşinci taksitten sonra ekrana gelmesinin sağlanması gibi. Müşterinin farklı özel bir durumu varsa bu şartın da sistem üzerinden planlama ve teslimat sorumlusuna iletilmesi bu sistem üzerinden sağlanıyor. Burada bilgi kopukluğunun önüne geçilmiş oldu. Bu noktada bize ciddi anlamda fayda sağladığını düşünüyoruz. Bizim için sevkiyat planlama uygulaması şu aşamada ciddi bir araç haline geldi. Sonrasında üzerine ekleyebileceğimiz oldukça verimli olduğunu düşündüğümüz fikirlerimiz var. İnşallah yakın zamanda da bunu sizinle paylaşacağız.”