İpekyol

Nebim-İpekyol Bir Başarı Hikayesi

MODA PERAKENDESİNDE YENİ TEKNOLOJİ NEBİM V3, 08.06.2012

Sadece bir ERP projesi olarak değil, çağdaş perakende yaklaşımının yeni nesil kodları hakkında da ipuçları barındıran İpekyol – Nebim işbirliği, sektörün bilişim teknolojileriyle ivme kazanması açısından da önemli bir yere sahip. Perakendeci, toptancı ve üretici firmalara yönelik kurumsal kaynak planlama çözümleriyle sektörün lider yerli yazılım şirketi konumunda olan “Nebim”, başarı
hikayelerine bir yenisini daha ekledi. Hazır giyim sektörünün ileri gelen markalarından İpekyol, “Nebim V3 ERP” çözümünü tercih etti.

İpekyol Genel Müdürü Uğur Ayaydın

İtalyan ortaklığının iş süreçlerinize nasıl bir etkisi oldu? Yatırım alanlarınızda bir değişme oldu mu?

İtalyan ortağımız, perakende iş yönetimi tecrübesini bize aktardı. Mağazacılık, fiyat stratejisi, koleksiyon yapısı ve benzeri konularda ciddi bilgi birikimini bizlerle paylaştılar ve bunları en iyi şekilde kullanıma aldık.

2012 yılı için hedefleriniz neler?

2011 yılında yakaladığımız büyüme oranımızı 2012 yılında da ürün çeşitlendirmesine giderek arttırmayı hedefliyoruz. Aynı zamanda istikrarlı büyüme hedeflerimizi destekleyecek operasyonel altyapı çalışmalarımız da hızlanarak  sürmekte. Bu anlamda yılın ilk üç ayında iyi bir grafik çizmiş olmamıza rağmen, önümüzü görmek için ikinci 3 ayın son derece önemli olduğunu düşünüyorum. 

Necdet Ayaydın, İpekyol Yönetim Kurulu Üyesi

Sedat Taşçı, Nebim Genel Koordinatörü

Uğur Ayaydın, İpekyol Genel Müdürü

Sevket Çelikkanat, İpekyol Bilgi Teknolojileri ve Lojistik Direktörü

Yalçın Ayaydın, İpekyol Yönetim Kurulu  Başkanı

Perakende sektörünün gelişimi için İpekyol olarak nasıl bir vizyon ve misyon belirlediniz?

İpekyol yıllardır sürdürdüğü öncü marka olmak misyonunu gelecekte devam ettirip; çağdaş kadının hayatının her alanında tamamlayıcı bir unsur olarak bulunmak istemektedir. Bu misyonu kaliteli üretimi, çağdaş tasarımları ve sosyal sorumluluk projeleri ile desteklemektedir. Sürdürülebilir büyümesini operasyonel alt yapısı ile destekleyen, her yaştan kadının hayatının her alanında kullandığı uluslararası bir marka olma vizyonumuz devam etmektedir.

Türkiye’nin 2023 vizyonu çerçevesinde perakende sektöründe ne gibi değişimlerin olacağını öngörüyorsunuz? İpekyol olarak bu vizyona nasıl bir katkıda bulunmayı planlıyorsunuz?

Türkiye’deki toplam perakende pazarının büyümesine devam edeceği açıktır. Buna ek olarak e-ticaretin ivmelenerek büyüyeceğini öngörüyoruz. Akıllı telefonlar ve benzer mobil sistemlerle ile e-ticaretin çok daha yaygınlaşacağını ve servisin önem kazanacağını, farklılaşmanın müşteri ilişkileri yönetiminde yakalanacağını bekliyoruz.

‘Teknoloji’yi üç kelime ile tanımlamanızı istesek bunlar neler olurdu?

Verimlilik, Gelecek, Fark.

Daha önceki yıllarda, üretim firmanızın ayrı olmasının yanı sıra; İpekyol, Machka ve Twist markalarınız da ayrı şirketler bünyesinde idi. 2012 yılına başlarken markalarınızı tek bir şirket altında toplayarak üretim firmanızla birlikte iki şirkete dönüşme sürecini nasıl yönettiniz? Ne gibi zorluklarla karşılaştınız?

ERP projesinin paralelinde birleşme projesi de gerçekleştirildi. İkisi de aynı anda tamamlanmalı idi. Riskli bir çalışma oldu. Her ihtimale karşı B Planları hazırlansa da sorun yaşanmadan geçiş sağlandı. Tüm proje adımları elektrik tesisat sözleşmesinin değiştirilmesi adımlarına kadar detaylandırıldı ve takip edildi.

Aralık Derneği ile işbirliğinde kadın sığınma evlerini desteklemek üzere mağazalarında özel olarak tasarlanan tişörtlerin satışını gerçekleştirmiştiniz. Bu projenin devamı olacak mı? Sosyal sorumluluk alanında ne gibi yeni projeler planlıyorsunuz?

Aralık derneği ile başarıyla sonuçlanan bir proje gerçekleştirdik ve Van’daki kadınlarımıza meslek edindirmek adına atölye kurduk. Bu atölyede yaptıkları ürünleri mağazalarımızda satarak tüm geliri yine kendilerine aktardık. Kadından edindiğimiz kazanımları, yine kadınlar yararına kullanarak misyonumuza uygun bir projeye imza atmış olduk. Şu anda bu proje sonlandı. Ancak kurum olarak şirketlerin vazgeçilmezi olan sosyal sorumluluk projelerinde var olmaya devam edeceğiz.

İpekyol Bilgi Teknolojileri ve Lojistik Direktörü Şevket Çelikkanat

Projeyi hangi safhalarda değerlendirdiniz?

Klasik yaklaşıma sadık kalarak mevcut durum analizi, fit-gap tespiti, kavramsal tasarım, geliştirme ve test süreçlerini takip ederek her adımda değerlendirmelerimizi yaptık. Yakın zamanda bir ERP implementasyon süreci yaşandığı için bu tecrübeyi kullanarak analiz süreç dökümanlarımızı çok önceden tasarladık ve bu bize rehber oldu.

Projedeki önceliklerinizi nasıl belirlediniz?

Her işte olduğu gibi öncelikler kritik iş adımlarıdır. Bizim için bunlar sırasıyla mağaza POS operasyonlarının aksamadan çalışması, sevkiyatların sorunsuz devam etmesi ve üretim operasyonumuzun devamlılığı idi.

Anahtar kullanıcıların ERP projesindeki rolleri ne oldu?

Anahtar kullanıcılar ERP projelerinde başarının gerçek anahtarıdırlar. ERP bir iş projesidir. Başarı da işin en iyi şekilde tariflenmesinden geçer. Ben projelerimde bunu hep öne çıkarmaya çalıştım. Bir işin iyi tariflenmesi o işin sadeliği ile orantılıdır. ERP projelerinin öncesinde şirketlerin süreçlerini mutlaka gözden geçirip bir yalınlık kazandırması gereklidir. Şirket verimliliği ancak bu şekilde arttırılabilir. Bu noktadan bakıldığında anahtar kullanıcılar da işlerini en iyi bilen ve olası tüm iyileştirmeleri de önerebilen pilot sistemi test edip uygunluğuna karar verebilecek kalifiye çalışanlardan seçilmelidir. Biz en iyi kaynaklarımızı projemizde kullandık. Onlar da büyük özveri gösterdiler. 24 kişilik bir anahtar kullanıcı ekibi projede aktif rol aldı.

Sizce analizi yapılan süreçler nasıl test edilmeli? Bu projede nasıl hareket ettiniz?

Birim testler her zaman yapılagelen çalışmalardır. Ancak mutlaka sistemi zorlayacak birim testler düşünülmeli ve gerçekleştirilmelidir. Gerçek hayatta karşılaşılabilecek tüm olası senaryoların olabildiğince denenmesi gerekmektedir. Bu senaryoların yazılarak dokümante edilmesi test yapanlara ek yük getirir gibi görünse de çok faydalıdır. Yine de birim testlerden daha da önemlisi uçtan uca testler dediğimiz satın alma ve üretimden satışa, muhasebesine kadar bir sürecin tamamen çevrilmesidir. “İŞ” budur aslında.

Bu projedeki deneyiminize göre; sizce ERP uygulamasını değiştirecek olan firma nereden başlamalı?

Kesinlikle süreçlerini tekrar değerlendirmekten başlamalı. Yanlış tasarlanmış süreçlerin herhangi bir başka ERP ile düzeltilebilmesini beklemek de yanlıştır. Her ERP projesi “İŞ”i tekrar tariflemek için bir fırsat olarak görülmeli bir anlamda şirketlerin silkinmesini sağlamalıdır.

Depolama ve lojistik için dış kaynak kullanmayı neden tercih ettiniz?

Biz, kadın hazır giyim ürünleri tasarlayan ve üç markamızı perakende mağazalarımızda en iyi şekilde sunarak satan bir firmayız. Asıl işimiz budur. Bizim lojistik süreçlerdeki amacımız, ürünlerimizin sağlıklı şekilde depolanması ve doğru zamanda doğru yere sevkinin ve tesliminin sağlanmasından ibarettir. Bu operasyonları bizzat icra etmek, başarılı ve deneyimli üçüncü parti servis sağlayıcı firmaların varlığı sayesinde, artık bir zorunluluk olmaktan çıkmıştır. Ayrıca bir dış kaynak kullanarak tüm operasyon emrilerini sistemler arası entegrasyon ile yönetmek, şirket bünyesinde bir lojistik yönetim disiplini oluşturmaktadır. Bu da
verimliliğe katkı sağlamaktadır.

Bu süreçte kullanılan ERP ile lojistik firması arasındaki entegrasyonu nasıl değerlendiriyorsunuz?

Ülkemizde üçüncü parti lojistik operasyonlar ve ERP yapıları görece olarak gelişmiş ülkelere göre çok yeni olduğu için oturmuş EDI ve benzeri bir entegrasyon standardı yok. Bunun getirdiği şirketler arası entegrasyonda kullanılan Middleware’ler de yaygın olarak kullanılmıyor.

Bu nedenle entegrasyonun kodlanması projenin ve ERP’nin bir alt projesi olarak yönetiliyor. Nebim V3 ERP yapısına eklenen ASN (Advanced Shipment Notification) ve Sevk Emri operasyonel adımları ile entegrasyon yapmak için gerekli baz oluşturuldu. ASN ile lojistik depoya gelecek ürünler, Nebim V3 ERP‘ye girilip lojistik depoya elektronik olarak bildirilmiş oluyor. Ardından depoya gelen ürünün gerçekleşen miktar bilgisi lojistik firmadan Nebim V3 ERP‘ye elektronik olarak aktarılıyor ve ASN ile karşılaştırma yapılıyor. Herhangi bir fark varsa bu farklar için otomatik olarak fark fişleri oluşturulup ERP’ye kaydediliyor. Bu şekilde depoya giren ürünlerde doğruluk sağlanıyor. Oluşan fark fişleri ayrı bir departman tarafından sorgulanıyor. Lojistik depodan çıkacak ürünler, sevk emirleriyle elektronik olarak lojistik firmaya bildiriliyor. Bu bildirimlerde ürünlerin hangi tarihte sevk edileceği gibi detaylar da belirtiliyor. Ürünler mağazalara ulaştığında ürün kabulü gerçekleştirilebiliyor. Bu şekilde sevkiyatlarda ve mağaza ürün kabulünde yüksek bir doğruluk oranı yakaladık. Entegrasyon projenin en güç ve zaman alan adımlarından birisi olsa da geldiğimiz noktayı başarılı buluyorum.

Kullandığınız Workflow uygulamasının Nebim V3 ile entegre çalıştığı yerler var mı?

Mağazalar arası sevkiyat operasyonlarımızı workflow uygulamamız ile sağlıyoruz. Bizim için çok önemli bir süreçtir. Mağazalar ürün taleplerini bu uygulamadan gerçekleştiriyorlar. Karşı mağaza onay verdiğinde Nebim V3’te iki mağaza arası sevk emri otomatik oluşuyor. Geriye sadece Nebim V3’te bu emri irsaliyeye dönüştürerek sevk etmek kalıyor. Aynı uygulamadan masraf yönetimi, izin yönetimi iş akışlarını da Nebim V3 ile entegre edeceğiz.

Mağazalarınız online çalışıyor, bağlantı sorunları ile karşılaştığınız zaman ne yapıyorsunuz? Bu konudaki önerileriniz neler?

Bağlantı sorunu çok kısa süreli yaşanıyor. Yeni mağazalarımızda 3G altyapılı router’lar kullanmaya başladık. Olası ADSL kesintilerinde bu bağlantı otomatik devreye giriyor ve çalışma kesintiye uğramıyor.

Ürünü hangi süreçlerde hareket ettiriyorsunuz?

Bizim ana dağıtım merkezinden sevklerimizde Sipariş – Rezervasyon – Sevk Emri – Paketleme – İrsaliye adımlarının her biri takip ediliyor. Sipariş ve Rezervasyon süreçlerinde; Nebim V3’te yer alan Ürün Tahsisat uygulamasını kullanıyoruz. Bu yapı ile ilk dağıtımı ve günlük ürün tamamlama işlemlerini gerçekleştiriyoruz. Nebim V3’teki Ürün Tahsisat uygulamasının  en önemli özelliği, bizim istediğimiz tahsisat kuralları ile özelleştirilebilmesi. Daha sonra, sevk emirleri ile dağıtım merkezimizden çıkan her koli Nebim V3’te paket olarak oluşuyor. Koli tipi, içeriği, ağırlığı gibi tüm bilgiler sistemimizde kayda alınıyor. Mağazalarımızın teslim almaları da koli bazında gerçekleştiriliyor ve adetsel farklar kayda alınıyor.

Ürün kodlamasında Nebim V3’ün hangi fonksiyonlarını kullanıyorsunuz?

Ürün kartı üzerinde ürünün kendisine ait ortak özellikleri yanında her bir rengine göre değişen özellikleri de ayrı ayrı yönetiliyor. Ayrıca “Tema” dediğimiz gruplama ile koleksiyona ait tüm ürünler bir araya getiriliyor. Bu koleksiyonun özellikleri de “Tema” tanımı içerisinde yönetiliyor. Bu tanımlara göre fotoğraflı raporlar alınıyor. Bu yapılar bize bir veriyi bir kez yazarak çoklama gereği duymadan yönetme esnekliği sağlıyor. Hiyerarşik düzen ise planlama altyapımız için olduğu kadar yönetsel muhasebe için de değerli ve vazgeçilmez bir bilgi yapısıdır.

Ürün yaşam döngüsü içinde hangi aşamada Nebim V3’te oluşturuluyor?

Ticari ürünler ile üretilecek ürünlerin yönetimleri birbirinden farklı. Planlı ürün olarak açılan ürünler hem tasarımsal hem de maliyet analizleri açısından süreç içerisinden olgunlaştırılıyor. Onaylanan ürünler gerçek ürüne dönüşüyor ve üretim işemirleri, satın almalar bu aşamadan sonra başlayabiliyor.

Satın alma süreçlerinizde Nebim V3’ü nasıl kullanıyorsunuz?

Satın alma sürecimizin önemli bir kısmı ürün geliştirme adımlarından oluşuyor. Fiyat yönetimi ve değerlendirmesi için ön sipariş yapısını kullanıyoruz. Karar verildiğinde ön siparişleri gerçek siparişe dönüştürüyoruz. Tedarikçiden sevkiyat gerçekleştiğinde ASN dökümanını sistemimizde oluşturup sevkiyatı dağıtım merkezimize ulaşmasını beklemeden yola çıktığı andan itibaren izliyoruz.

Mağazalarınızda ne kadar zamandır Nebim uygulamalarını kullanıyorsunuz?

Hiç vazgeçmedik diyebiliriz.

Nebim V3 POS uygulaması mağaza kullanıcılarınız tarafından nasıl değerlendirildi?

Nebim V3 POS uygulaması, çok daha esnek ve kolay kullanılabilir bir ürün. Şu günlerde dokunmatik ekranlarla yeni mağazalarımızda kullanıma başladık. Bunun faydalarını izliyoruz. Nebim V3 POS ile mağazalarda daha etkin kampanyalar yapıp bu kampanya performanslarını izleme olanağı da var.

Nebim V3 POS üzerinde satış/iade haricinde hangi süreçleri takip ediyorsunuz?

Tadilat süreci özellikle yönettiğimiz ve daha da iyileştirmeyi düşündüğümüz bir konu. Kapora alımı sürekli kullanımdadır. Kurumsal satış operasyonlarını da yürütmekteyiz.

Mağaza eğitimlerinde dikkat edilmesi gereken noktalar sizce neler? Sizce projenin hangi aşamasında mağaza eğitimleri yapılmalı?

Eğitim ve hazırlık olmadan geçişin zorluklarını azaltmak mümkün değildir. Mağazalar uzak noktalar oldukları için, merkezdeki bir kullanıcı kadar kolay destek de alamaz. Biz tüm mağazalarımızdan en az iki kişiye canlı geçiş öncesi uygulamalı eğitim verdik. Hazırladığımız notebook seti ile mağazaları ülkenin belirli bölgelerinde toplayarak bu eğitimleri gerçekleştirdik. Eğitim alan mağazalarımıza mağazalarına döndüklerinde açtığımız test ortamından, bir gün önce yaptıkları tüm POS operasyonlarını bu test ortamında da yapmalarını istedik. Uzun süre bu denemeleri yaparak sisteme çalışmalarını sağlamaya çalıştık.

Ekibiniz Muhasebe ve Finans Yönetiminde de Nebim V3’ü kullanıyor mu?

Evet Nebim V3 tüm fonksiyonları ile kullanımdadır. Sadece klasik muhasebe ve finans yönetimi değil, yönetim muhasebesinde de Nebim V3’ü kullanıyoruz. Bu yıl içinde finansal bütçeyi de kullanıma almayı istiyoruz.

ERP sürecinizde yabancı ortak ile çalışmanın getirdiği kısıtlamalar nedir?

Miroglio sistemi ile Nebim V3 arasında bir entegrasyon kurarak tüm satış operasyonel verilerimizi aktarıyoruz. Miroglio’nun standartlarına uygun şekilde raporlamalarımızı hazırlıyoruz. Burada önemli olan nokta maliyetlendirmenin yapılması, hızla finansal dönem kapamalarının gerçekleştirilebilmesidir ki Nebim V3 ile bunu daha hızlı yapıyoruz. Maliyet merkezlerine göre analizler de birlikte geliştirdiğimiz ve 01.01.2012 tarihinde kullanıma aldığımız önemli bir yapı oldu. ERP yapısı denetlenebilir açık bir yapı olduğu için her türlü denetimde de bize kolaylık sağlıyor.

Barkodlu üretim takibi firmanıza neler kazandırdı? Kaç noktada online okuma ile veri topluyorsunuz?

Barkodlu üretim takibi izlenebilirliği arttırmada etkin bir tekniktir. Aynı zamanda mükerrer okumaları da engelleyerek hataları minimize etmektedir. Fabrikada tüm üretim noktalarında barkodlu olarak üretim takibi yapmaktayız.

Operasyonlarda verimlilik uygulamaları ile fabrikada hangi işlemleri takip etmeyi amaçladınız? Hedeflere ulaşmakta Nebim’in sunduğu araçlar ne kadar faydalı oldu?

İşçi verimlilikleri ve standart zamanlarla bunların karşılaştırılması işletmeye daha verimli olabilmek için gerekli karar destek yapılarını sunmaktadır. Böylece daha doğru standart zamanlar ve daha verimli üretim sağlanmakta bunun ürün maliyetine yansımaları da izlenmektedir. Operasyonel verimlilik dataları aynı zamanda gerçekleşen maliyetlerin hesaplanmasında da kullanılmakta ve gerçekleşen adam saat sürelerine göre üretim maliyetleri yansıtılmaktadır.

Satın Alma Yönetimi konusunda neler yapıyorsunuz? ‘Kumaş Kalite Kontrol’ ile ‘Top Hata Takip Sistemi’ni nasıl devreye aldınız? Projenin amaçları neydi?

Kumaş kalite kontrol masamıza entegre ettiğimiz endüstriyel dokunmatik PC’ler ile Nebim üretim modülündeki kalite kontrol sistemi kullanıma alındı. Her kumaş topu üzerindeki hata, bu yöntem ile kayda alındı ve toplar barkodla etiketlendi. Kalite kontrol programından alınan verilerle top hata haritaları çıkartılabiliyor.

Proje yönetiminde fabrikadaki süreçlerin program üzerindeki süreçlerle uyumunu nasıl buldunuz? Uygulamalar sizin süreçlerinizi ne kadar kapsıyordu? Varsa eksik veya fazla yönleri nelerdi? Ne kadar zamanda uygulamaya hazır oldunuz?

Nebim üretim modülü konfeksiyon üretimi iş ihtiyaçlarına özel üretilmiş dikey bir çözüm. Dolayısı ile konuşulan tüm ihtiyaçlara karşılık gelen altyapısı hazırdı. PLM süreçlerinin geliştirilmesi noktasında ek çalışmalar yapıldı. Ön maliyet hesaplanması çalışmalarında daha farklı yapılar üzerine gidildi.

Fabrikada sizce en önemli gördüğünüz takip noktaları neler ve bu süreçleri Nebim’in hangi uygulamaları ile takip ettiniz?

Özellikle üretim emirleri tek iş emri ile tüm renk bedenleri birlikte takip edilebilmekte, barkodlu üretim ve verimlilik uygulamaları daha önce de takip ettiğimiz bir sistemdi bu uygulamaları Nebim’le yeniden gözden geçirip daha verimli hale getirdik. Maliyet hesaplaması ve hızlı raporlama bizim için çok önemliydi. Bu konularda da Nebim’le güzel bir çalışma yaptık.

Gerçekleşen maliyet takibini biraz daha açabilir misiniz? Renk/beden detayı olan çok fazla modelle çalışan bir sistemde maliyetle ilgili öne çıkan konular nelerdir?

Maliyet hesabı özellikle tekstil üretiminde zor bir konu. İşletmelerde model başına üretim adetleri de gün geçtikçe azalıyor. Bu işletme verimliliklerini zorladığı gibi maliyet hesapları için toplanması gereken veri detayını da arttırıyor. Biz model seviyesinde maliyet hesaplamanın daha doğru olduğunu düşündük ve renk ve beden detayına inmedik. Yönetsel bir avantaj sağlayacağını düşünmüyoruz. Direkt hammadde ve fason maliyetlerin yanı sıra operasyonel verimlilik verilerine bağlı olarak gerçekleşen adam saatlere göre tüm üretim işlemlerinin direk ve endirek maliyetleri hesaplanabilmektedir.

Son soru olarak; Nebim V3 ile ilgili yeni proje hedefleriniz nelerdir?

İmplementasyon sürecine yeni başladığımız projeler arasında, Merchandise Planlama’yı, İş Zekası Dashboard’larını ve Nebim V3 ERP’nin e-Ticaret yapımız ile entegrasyonunu sayabiliriz. Nebim ile birlikte önümüzdeki dönemde de sektöre öncü olacak yeni başarı hikayeleri oluşturacağımıza gönülden inanıyorum.