Koton: Nebim V3 BulutTahsilat Online Banka Entegrasyonu ile Tüm Banka İşlemlerimizi Hızlı ve Kontrollü Bir Şekilde Gerçekleştirebiliyoruz

Perakendenin önemli markalarından olan Koton yurt içi ve yurtdışı tüm iş süreçlerini Nebim V3 ERP ile yönetiyor ve yeni projeler geliştirmeye devam ediyor. Koton Maliyet ve Finansal Muhasebe Müdürü Önder Tekin Nebim V3 BulutTahsilat Online Banka Entegrasyonu projesi süreçlerini paylaşarak uygulamadan elde ettikleri faydalarla ilgili görüşlerini paylaştı.

Firmanızdan kısaca bahsedebilir misiniz?

“Koton, 286’sı yurt içinde 187’ si yurtdışında olmak üzere toplam 473 mağazası ve 27 ülkede dünya genelinde ise 800’den fazla satış noktasıyla müşterileriyle buluşmaktadır. 2023 yılında 5 kıtada, en zengin ve en beğenilen koleksiyonlara sahip hızlı moda markası olmayı hedeflemekteyiz.

220’yi aşkın genç ve tecrübeli çalışandan oluşan tasarım ekibine sahibiz. Her yıl 50’den fazla koleksiyonda yaklaşık 30.000’den farklı model üretmekteyiz. 10.000’den fazla çalışanımız ile istihdama da büyük bir katkı sağlarken, modayı kişiselleştirerek müşterilerimizin hayatına tarz ve güzellik katmaya devam ediyoruz.”

Nebim V3 BulutTahsilat Online Banka Entegrasyonu uygulaması ile süreçlerinizi nasıl yönetiyorsunuz, işleyişi anlatabilir misiniz?

“Birçok firmada gelen havale, bankalar arası virman kayıtları, masraflar, banka masrafları, gönderilen havale gibi rutin yapılan banka işlemleri vardır. Biz mağazacılık işlemleri yaptığımız için yurtiçindeki 286 mağazamızın her gün banka hesaplarına yatan nakitleri oluyor. Bunların kayıtları, kredi ve türev işlemleri, çek işlemleri, senet işlemleri gibi birçok firmada tekrarlayan işlemler mevcut. Öte yandan POS işlemleri de var tabi. Alışverişlerin büyük birçoğu kredi kartları ile yapılıyor. Örneğin Koton POS’larla ilgili ayda ortalama 150 bin satırdan oluşan kayıtlarla altı banka ile çalışıyor. Şimdi vereceğim bazı oranlara bunları dahil etmedim. Biz 15 bankada 70 tane farklı hesapla çalışıyoruz. Bu işlemlerin %85’ini beş bankada 40 tane banka hesabı ile oluşturuyoruz. Aylık kayıtlarımız ortalama 14 bin satırdan oluşuyor. Bu kayıtlarda yaklaşık 1 milyar TL’lik bir hacimle kayıt yapıyoruz. Bu kayıtlarımızın %45 – 50 arasını Nebim V3 BulutTahsilat Online Banka Entegrasyonu uygulamasını kullanarak yapıyoruz. Franchise yönetimi ile de yurt içinde çalışıyoruz ve Franchise’larımızın POS’larından süpürme talimatları ile bizim banka hesaplarımıza her gün havaleler geliyor. Diğer müşterilerimizi de kattığımız zaman aylık yaklaşık 1700 – 2000 arası gelen havale kaydını sisteme atıyoruz. Bu da toplam kayıt hacmimizin %12-15 civarı kaydına tekabül ediyor. Bunlara ek olarak Doğrudan Borçlanma Sistemi dediğimiz bir tahsilat yöntemi de uyguluyoruz ve müşterilerimizin faturalarını entegratör ile bankalara bildiriyoruz. Bildirilen vadede otomatik banka hesaplarımıza transferler gerçekleşiyor. Bu işlemleri de gelen havale yöntemi ile kayıtlıyoruz. Bu tür kayıtlanmalarımızın hepsini pratik bir şekilde Nebim V3 BulutTahsilat Online Banka Entegrasyonu uygulaması ile atmaktayız. Genelde kayıtlarımızın yaklaşık %45’ini oluşturan gelen havale, virman işlemleri ve masraflara ait kayıtları bu uygulama ile pratik ve kontrollü bir şekilde sisteme atıyoruz. Hedefimiz, çek senet işlemleri gibi kayıtlarımızı da Nebim V3 BulutTahsilat Online Banka Entegrasyonu aracılığı ile sisteme atmaya çalışmak olacak diyebiliriz.”

Projeyi fiili kullanıma alırken yaşadığınız deneyimlere göre önerilerinizi bizimle paylaşır mısınız?

“Nebim V3 BulutTahsilat Online Banka Entegrasyonu projesi bizi en çok heyecanlandıran ve en çok keyif veren projelerden biriydi. Nebim’deki arkadaşlar Nebim V3 BulutTahsilat Online Banka Entegrasyonu uygulamasını bize anlattılar. Detayları öğrendiğimizde adeta vites artırarak müthiş bir motivasyon ile bilgi işlemdeki arkadaşlara hemen yarın buna geçelim dedim. 15 günlük 6 banka ile test süreci yürüttük. Test sürecinde kayıtların otomasyon ile başarılı bir şekilde sisteme aktığını görünce başka bir heyecan yarattı tüm ekipte. Hızlı bir şekilde 15 günlük testten sonra canlıya geçtik. Burada finansal muhasebe ekibime de çok teşekkür ediyorum. Canlıya geçtiğimizde aldığımız aksiyonla her kaydı Nebim V3 BulutTahsilat Online Banka Entegrasyonu uygulaması ile atacağız kuralıyla sisteme kurallar oluşturmaya başladık ve atılabilecek bütün kayıtlarımızı buradan atmaya başladık. Kayıtlara attıkça ve bu kolaylığı gördükçe de Kayaport’a ve Nebim’e çok teşekkür ettik. Bu uygulamanın hayata geçmesi günlük kayıt sayılarımızı düşünecek olursak hayatımızı kolaylaştıran bir uygulama oldu. Projelerde genelde sıkıntılar yaşanır ama bu projemizde bu tür sıkıntılarla hiç karşılaşmadık. Alt yapısı hazırdı. İş sadece bize düşen kuralları oluşturup kontrol etmekti ve çok sağlıklı geçiş yaptık. Bazı bankaların veri setlerinde eksiklikler vardı, bankalar ile görüşerek bu bilgi setlerini de tamamladık.” 

Uygulamanın sağladığı en önemli faydalar nelerdir?

“Kayıtlama da müthiş hızlandık. Eskiden kayıtlarımızı MT940 formatları ile atıyorduk. Yani her gün bankalardan gelen dosyaları bir yere kaydet, tek tek o bankanın dosyasını aktar gibi oyalayan iş süreçleri vardır. Şu anda tek bir platformdan kuralları oluşturduktan sonra sisteme çok hızlı kayıtlar atabiliyoruz. Hatta kayıtları atarken aslında bir tıklama işlemi yapıyoruz. Gelen kayıtları aktar tuşuna basıyoruz. Daha ileri gideyim, mesela istesek bunu bile yani o tek tuşa tıklamayı bile yapmayabiliriz. Belirli bir saat tanımlayarak otomatik sisteme akmasını sağlayabiliriz. Kontrol için araya bir işlem koymuş olmak için bu şekilde ilerlemeyi tercih ettik.

Kayıtları manuel atarken hata yapma olasılığı fazla olabiliyor. Tutar hatalı yazabilirsin, işlediğin hesap kodunu yanlış atabilirsin, cari hesap kodunu yanlış seçebilirsin. Firmaların isimleri ve ticari unvanları çok yakın olabiliyor. Bu uygulama ile kuralı tanımlayıp bırakıyorsun ve her şeyi sistem kendisi yapıyor.

Mutabakat konusunun ne kadar önemli olduğunu meslektaşlarım bilirler. Biraz önce ne kadar çok hesapla uğraştığımızı söylemiştim. Bu uygulama sayesinde mutabakat konusunda da müthiş kolaylık sağladık. Tek bir platformdan da ekstreleri dökebiliyoruz, bunu Excel ortamına indirebiliyoruz, zaten ERP’miz kendi elimizde. Yazılımcı arkadaşlara Excel’de bir program yaptırarak otomatik olarak satır satır banka mutabakatlarını çok hızlı bir şekilde kontrol edip tutmayan hesaplara hızlı bir şekilde aksiyon almayı sağladık. Müthiş bir rahatlık oldu bizim için.

Bilgiye çok rahat ulaşabiliyorum. Eskiden bir banka ile ilgili bir şeye bakarken telefona şifre gelecek, şifre girilecek, zaman aşımına uğradı vs. gibi bir sürü operasyondan geçerdik. Kayıtlara bakmak için hesap ekstresi indirmek gibi işlemlerde zaman alan işlemlerdi. Şimdi tek bir platformda çok hızlı bir şekilde istediğin ve aradığın şeyi bulabiliyorsun. Filtrelemeleri çok iyi. Para cinsine göre, tutara göre, açıklamalara göre arayabilirsin gibi kriterler var. Bilgi amaçlı da sorulan her soruya hızlı bir şekilde buradan bakarak çabuk dönüş sağlayabiliyoruz.”