Opmar Optik: Nebim V3 ÜTS ve Optik Medula Entegrasyonu ile İşlemlerimizi Daha Hızlı ve Kontrollü Bir Şekilde Yapabiliyoruz

Tüm iş süreçlerini Nebim V3 ERP ile yöneten Opmar Optik, yeni projeler geliştirmeye de devam ediyor. Opmar Optik ERP Yöneticisi Tuncay Şahin, Nebim V3 ÜTS ve Optik Medula Entegrasyonu projesi hakkındaki görüşlerini paylaştı.

Firmanızdan kısaca bahsedebilir misiniz?

Opmar Optik olarak, çerçeve, lens ve lens ürünleri olarak üç ayrı firmamız ile Türkiye genelinde yaklaşık 65 perakende mağazamız, 1000 noktaya satış yapan toptan bölümümüz ve dünyaca ünlü Rodenstock ürünleri ile müşterilerimize hizmet veren bir firmayız. 

Ürün Takip Sistemi (ÜTS) uygulaması ile süreci nasıl yönetiyorsunuz? İşleyişten bahsedebilir misiniz?

ÜTS sistemi, ülkemizde üretilen ve ithal edilen tüm tıbbi cihazları, üretim bandından satış noktasına kadar takip edilebilmesini sağlayan bir projedir. Biz bu sistem ile toptan alış yapmış olduğunuz ya da ithal etmiş olduğunuz tüm ürünleri sisteme giriş yaptığınız andan itibaren tüm kanallardan yapılan satışların takibiyle ürün takibi yapabildiğimiz bir sistemdir.

Uygulamayı hayata geçirirken ne gibi zorluklar yaşadınız ve bu zorlukları nasıl aştınız?

Entegrasyonlar ile ilgili başta süreçsel zorluklar yaşadık. Nebim’in arka planda yaptığı uyarlamalarla bu sistemin daha verimli bir şekilde uygulanmasını sağladık. Açıkçası Nebim açısından büyük bir zorluk yaşamadık. Yapmak istediklerimizi bir projeye bağlı olarak, sırası ile uyarlayıp canlı ortama geçmiş olduk. 

Uygulamanın sağladığı en önemli faydalar nelerdir?

Daha önce ürünlerle ilgili alma ve verme bildirimlerimizi Excel ile yapıyorduk. Bunun için de bu işi yapabilmek için buraya birkaç kişi koymamız gerekiyordu. Her işleyişin, her faturanın arkasından ya da her irsaliye ile yapmış olduğumuz sevkiyatın arkasından bunları Excel’de teker teker vermek zorundaydık. Bu işi insan gücüyle manuel olarak hazırlayıp yapmak hata yapma olasılığını yükseltiyordu. Bu hataların nerden kaynaklandığını tespit etmeye çalışıp bu hataları düzeltmeye çalışıyorduk.  Manuel gerçekleştirdiğimiz bu işlemlerden dolayı ÜTS ile bazı sorunlar yaşayabiliyorduk. Daha sonra Nebim’in ÜTS entegrasyonu ile arka planda yapmış olduğu web servisler aracılığıyla daha hızlı, daha seri ve kolay olarak bu işleyişleri yürütmeye başlamış olduk. Toptan alış yaptığımız zaman toplu olarak fatura girişini yapıyoruz, sistem arka tarafta direk verme ya da alma bildirimlerini otomatik olarak yapıyor. Bu konuda işlemlerimizi daha hızlı ve kontrollü bir şekilde yapabiliyoruz.

ÜTS Sistemi, ürünlerin üretimden tekil olarak satmış olduğunuz kişiye kadar takibini yapmış olduğunuz bir sistem. Eskiden reçetesiz de satılabiliyordu ürünler. Reçete zorunlu hala geldikten sonra ve tekil kare kodu takibi başladıktan sonra ürün satışında ciddi zorluklar yaşadık. Satmış olduğumuz ürünün serisini bulamıyorduk dolayısı ile faturasını kesemiyorduk gibi sorunlar yaşıyorduk. Bunun için ise Nebim V3 Optik Medula Entegrasyonunu kullanmaya başladık. Bu sayede, tüm reçeteleri, sipariş işlemlerimizi, kaparo işlemlerimizi sağlıklı ve düzgün bir şekilde takip edilebilir hale getirmiş olduk. Mağazamız bir ürünün satışını yaparken sisteme bütün reçetesini tanımlıyor, arka planda çalışan web servis ile gerekli olan bütün bilgileri entegre ediyor. Buda işlerimizi ciddi anlamda daha sağlıklı yapmamıza ve raporlarımızı almamıza ve müşterilerimize karşı ciddi bir hizmet vermemizi sağlamaktadır.