Suwen: Nebim V3 e-Mutabakat ile Mutabakat İşlemlerimizi Tek Tuşla Hızlı Bir Şekilde Gerçekleştirebiliyor ve Zamandan Tasarruf Ediyoruz

2003’ten bu yana Türkiye’de kadın iç giyim, ev giyim, plaj giyim ve çorap sektöründe faaliyet gösteren ve tüm iş süreçlerini Nebim V3 ERP ile yöneten SUWEN, yeni projeler geliştirmeye devam ediyor. SUWEN Bilgi Teknolojileri Müdürü Sedat Demirtaş, son dönemde hayata geçirdikleri Nebim V3 e-Mutabakat projesiyle ilgili görüşlerini paylaştı

Firmanızı kısaca tanıtabilir misiniz?

Suwen 2003 yılında İstanbul’da kuruldu. Türkiye’de kadın iç giyim, ev giyim, plaj giyim ve çorap sektöründe faaliyet gösteriyor. Modern özel zincir mağazaları arasında, mağaza sayısı bakımından Türkiye’nin en yaygın ikinci mağaza alanına sahip firmayız. Mağazalarımız, 2021 yılında yaklaşık 7,6 milyon müşteri ağırladı. Suwen, kendi markasının tasarımı ile müşterilerine hizmet veren bir firmadır. İç giyimden ev giyimine, çoraptan korseye, mayo ve bikini koleksiyonundan lohusa gruplarına kadar birçok alanda geniş ürün yelpazesiyle bir kadının aslında her anında yanında olan bir markadır. Suwen, Türkiye’deki perakende ağını genişletmenin yanı sıra, Romanya ve Kıbrıs’ta da faaliyet gösteriyor. Ayrıca Irak, Azerbaycan, Filistin gibi ülkelerde üçüncü tarafların işlettiği satış noktalarımız da bulunuyor. 

Nebim V3 e-Mutabakat uygulaması ile süreci nasıl yönetiyorsunuz? İşleyişten bahsedebilir misiniz?

Tedarikçi ve müşterilerin kapatılacak aya ilişkin tüm faturaları işlendikten sonra, e-Mutabakat uygulaması üzerinden mutabakat formlarını firma kartlarına önceden tanımlamış olduğumuz e-mail adreslerine tek tuşla toplu olarak gönderiyoruz. Sonrasında paydaşlar kendi e-mail adreslerine gelen linklere tıklayarak Suwen’in e-Mutabakat portalına bağlanıyor ve oluşturulan mutabakat formunu görüntüleyerek onay veya ret işlemini gerçekleştiriyor. Aynı zamanda onay veya reddetmeye ilişkin cari hesap ekstresini de e-Mutabakat portalı üzerinden yükleyebiliyorlar. Örneğin; reddediliyorsa kendi sisteminde olan hesap ekstresini yükleyip bilgi kısmına “mutabık değiliz, bu ekstreden inceleyebilirsiniz” diyebiliyorlar. Bu da büyük bir kolaylık sağlıyor. Ek olarak, paydaşın herhangi bir aksiyon almadığı durumunda sistem otomatik olarak tekrar bir e-mail gönderiyor ve hatırlatmak anlamında paydaşları mutabakat yapmaya zorluyor. Mevcut mutabakat raporlarına onay verip vermeyenleri tek tuşla, tek bir raporda görüntüleyip zorunlu olan e-Mutabakat işlemlerimizi kolaylıkla yapabiliyoruz. 

Bu projeyi fiili kullanıma alırken yaşadığınız deneyimlere göre önerilerinizi paylaşabilir misiniz?

Proje başlangıcında Nebim ekibi ile öncelikle analizleri gerçekleştirdik. Analizler sonucunda e-Mutabakatın tamamen dışarıya açık bir portal olması gerektiğini konuştuk. Çünkü çok fazla paydaş var. Örneğin bugün Suwen’in 700’den fazla paydaşı var. Bunlarla mutabakat yapılacağı düşünüldüğünde, güvenlik açısından öncelikle Nebim’in ortamından biraz ayırmamız gerekli. Bunun için bir IIS sunucusu oluşturduk. Sonrasında güvenli bir veri taşıma sağlamamız gerekiyordu. SSL sertifikası yükleyerek IIS sunucumuza verilerin daha güvenli akışını sağlamak istedik. Daha sonra taslak dizaynlarımızı oluşturduk. Paydaş bilgisi gelecek şekilde dizaynlarımızı hazırladık. Müşteri kartlarına Excel’de hazırlanmış e-mail adreslerini daha sonradan bulk olarak SQL ile yükledik. Nebim danışman ekibinin de desteği ile proje bu aşamada çok hızlı ilerledi. Bir öneri duymak istiyorsanız, müşteri kartlarının içindeki e-mail kısımları ufak bir programcılıkla bulk olarak atılabilir. 

Uygulamanın sağladığı en önemli faydalar nelerdir?

Birinci fayda olarak zamandan tasarruf sağladık. Önceden kâğıt çıktı alıp taratıp, paydaşın e-mailine gönderip yanıt beklediğiniz bir ortam vardı. Artık öyle bir ortam yok. Raporu oluşturuyorsunuz, toplu seçiyorsunuz ve gönder diyorsunuz. Bütün paydaşlarınıza mutabakat raporları ulaşmış oluyor. Size artık bir tek yanıt bekleme kısmı kalıyor. Bunu da Nebim V3 e-Mutabakat durum raporları ile çok rahat izleyebiliyorsunuz. İkinci fayda olarak, arşivleme sorununu çözüyorsunuz. Karşı taraftaki paydaşınızın imzalayıp portala yüklediği e-Mutabakat formu, Nebim’in arşivlerinde saklanıyor. Bu nedenle de hızlıca erişip mutabakat formuna ulaşabiliyorsunuz. Tamamen zaman tasarrufu sağlayan bir program diyebilirim. Bu projeyi hayata geçirdiğimiz için de başta finans birimi olmak üzere çok memnunuz. 

Nebim V3 e-Mutabakat uygulamasını keşfetmek için tıklayın>>